Her kommer en række gode råd om, hvordan I som forening forholder jer, når I behandler personoplysninger på fx brugere, frivillige, medlemmer med flere.
- Udnævn én person i foreningen, som har ansvaret for, at oplysningerne indsamles og opbevares korrekt.
- Husk at indhente samtykke fra de personer, I indsamler personoplysninger om - fortæl dem, hvilke oplysninger I registrerer og opbevarer, og hvad I bruger dem til. Normalt vil man tolke det således, at når en person fx selv melder sig ind i en forening og afgiver personoplysninger til foreningen, så ligger der samtykke heri.
- Indsaml kun de oplysninger, som I har et klart formål med og behov for – hverken mere eller mindre.
- Slet alle oplysninger, som I ikke længere har brug for – herunder forældede oplysninger og oplysninger om fx udmeldte medlemmer af foreningen.
- Opbevar oplysningerne forsvarligt. Fysiske dokumenter kan fx placeres i et aflåst skab eller kartotek. Undlad af opbevare elektroniske dokumenter med personoplysninger i online cloud-systemer og beskyt dem mod uvedkommende – fx andre i foreningen eller hackere. Det kan I fx gøre ved at sætte en sikkerhedskode på jeres computer og i selve de elektroniske dokumenter, som indeholder personoplysninger.
Den nye EU persondataforordning træder i kraft 25. maj 2018.
Kilde: Center for Frivilligt Socialt Arbejde
